Claves para un equipo remoto exitoso

Trabajar con equipos a distancia puede ser un reto para las empresas, sus resultados y su rendimiento estarán proporcionalmente ligados al esfuerzo y trabajo colaborativo que desarrollen los miembros del equipo. 

En los equipos remotos la planificación y la comunicación son cruciales para cumplir con los objetivos propuestos; ya que los colaboradores establecen su ritmo y con base a una fecha de entrega distribuyen sus horas de trabajo. Además, aunque existan vías de comunicación digital, reuniones y llamadas; no estarán en el ambiente habitual de una oficina, donde un vacío de información puede ser rápidamente resuelto con solo acercarte a la oficina de tu coordinador.  

Es primordial ofrecer toda la información necesaria al equipo durante la planificación de las actividades, para que los trabajadores sean productivos y desarrollen sus acciones con todas las herramientas y datos que le sean necesarios, ante cualquier contingencia en las comunicaciones. 

A continuación te ofrecemos 7 claves que te ayudaran a mantener en marcha a tu equipo remoto en todo momento: 

Organización

En la mayoría de las organizaciones puede existir un equipo remoto sin mayor problema. Quizás solo algunos miembros deban tener interacción con activos físicos de la empresa. Debes evaluar con detenimiento quienes conformaran cada equipo. 

Escoge las herramientas de trabajo online adecuadas para que cada tarea del equipo remoto pueda ser ejecutada sin problemas 

Establece un conjunto de normas y procedimientos operativos para el manejo de las herramientas online y para el almacenamiento del trabajo que se va generando. Recordemos que un mismo equipo usará recursos compartidos, por lo tanto el orden es fundamental para que cada miembro consiga lo que necesita. 

Selecciona un líder

Dependiendo de la cantidad de unidades remotas que tenga la empresa, es necesario escoger un líder o varios que comanden y sean responsables de cada unidad y de los resultados que se esperan de la misma. 

Un líder no solo debe ser seleccionado por su experiencia técnica; según Allison St. John directora de aprendizaje de The Remote Leader Project : “es muy importante que el líder del equipo tenga habilidades humanas para que las personas se sientan a gusto y desarrollen todas sus destrezas (…) debería poseer un alto nivel de inteligencia social y fuertes habilidades de colaboración técnica”. 

Si tienes unidades de trabajo físicas y remotas, es muy importante que los líderes se mantengan constantemente comunicados y alineados con la información a detalle que se genere en cada equipo. 

Crea una estrategia

Un equipo remoto bien construido y con líderes eficientes que estén al tanto de las capacidades, debilidades y fortalezas de cada colaborador; será perfectamente competente para manejar de forma virtual cualquier tarea. 

Desde que se planifiquen los objetivos y metas, debe quedar claro que equipos pueden trabajar de forma independiente y asincrónica y cuáles deben trabajar en perfecta sincronía, ya que sus resultados son  progresivos de acuerdo al cumplimiento de micro tareas de cada integrante  

Llegado el momento, los resultados de cada equipo deben conducir al cumplimiento exitoso de las metas propuestas al inicio. 

Coordinación cercana

Los equipos remotos no pueden ser “islas”, aunque estén divididos y haciendo tareas por separado, su trabajo sigue siendo conjunto y dependiente y eso debe estar claro siempre.  

El líder debe supervisar la construcción y logro de los objetivos,  manteniendo a su equipo preparado y atento en su capacidad de respuesta,  para abordar de forma conjunta  asuntos inesperados  

Una plataforma de colaboración  

Un desafío es seleccionar una plataforma de colaboración que satisfaga las necesidades de los miembros del equipo y que logre cumplir las expectativas de la empresa. 

Es necesaria una plataforma que permita la interacción, el almacenamiento, herramientas de gestión de proyectos, entre otras.  Garantizando que cada miembro reciba la inducción necesaria para el manejo y el cumplimiento de sus funciones. 

La seguridad 

Cuando tienes equipos remotos es necesario que cada individuo tenga la capacidad de acceder de forma segura a los sistemas y recursos de la empresa, así como tener asesoramiento y soporte técnico directo. 

Además cada colaborador debe valorar la importancia de la claves y accesos que maneja, así como de la información almacenada, para que haga un uso responsable de las herramientas y sea cuidadoso. 

Comunicación Ã³ptima 

Cuando los miembros del equipo se encuentran distantes, existe el riesgo de suposiciones erróneas, malentendidos, falla de algún recurso online, entre otros problemas de comunicación que pueden sacar de control la productividad. 

Para que esto no ocurra,  es necesario que periódicamente se realicen videoconferencias o llamadas grupales, para mantener al equipo informado del desarrollo de las tareas y el avance de los proyectos. 

Además es significativo para los  miembros del equipo sentirse parte de un todo, tener acompañamiento y respaldo del líder y su empresa; esto repercute positivamente en la productividad y la disposición de los trabajadores. 

Las tendencias laborales y tecnológicas, apuntan al crecimiento exponencial de  los equipos de trabajo remoto; además el trabajo virtual es la solución ideal para enfrentar  retos  mundiales,  como la pandemia del COVID-19 y otros que podrían suscitarse en el futuro y que ponen en riesgo la economía y el desarrollo de los negocios. 

No esperes más en Soluciones Etech podemos brindarte la asesoría para la implementación de soluciones online para tu empresa. 

Redacción Lissett Flores para Soluciones Etech 2020.